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Conditions générales de prestations de service

Les présentes Conditions Générales de Prestations de service (ci-après les « Conditions Générales»), sont conclues entre, d’une part, la société OVF, société par actions simplifiée au capital de 10.000 euros, dont le siège social est situé 66 Avenue du Maine, Heron Building – 75014 Paros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse sous le numéro 849 830 138 (ci-après « OVF »), et d’autre part, les personnes physiques ou morales professionnelles (ci-après le « Client ») pour toute Prestation de service. OVF et le Client étant ci-après dénommés, individuellement ou collectivement, la ou les « Parties ».

 

1.      DÉFINITIONS

Dans le cadre des présentes Conditions Générales, chacun des termes ci-après défini s’entend au sens de la définition qui suit :

Anomalie : désigne tout défaut, bogue, erreur de conception, de réalisation, de programmation ou autre, portant sur tout ou partie de la Plateforme et nécessitant la mise en œuvre d’actions de Maintenance Corrective.

Apprenant : désigne un participant à un format Phygital.

Conditions Particulières : désigne l’ensemble des conditions contractuelles spécifiques négociées entre le Client et OVF et formant, avec les Conditions Générales, l’intégralité du Contrat conclu entre les Parties. Elles sont formalisées par une Proposition Commerciale signée par le Client ou d’un Contrat spécifique formalisé entre les Parties.

Contrat : il est composé à la fois des Conditions Particulières et des Conditions Générales.

Déploiement : désigne la date à laquelle OVF déclare au Client avoir terminé les phases de paramétrage et de configuration initiales de la Plateforme. A compter du Déploiement, les Inscrits sont susceptibles d’accéder à la Plateforme, sous réserve que le Client ait fourni la base des Inscrits sous le format requis.

 Détails Techniques : désigne l’ensemble des conditions techniques préalablement requises et indispensables afin que le Client et les Inscrits puissent accéder et utiliser la Plateforme. Ces Détails Techniques sont indiqués en annexe (Annexe A).

Documentation : désigne toute documentation fournie par OVF, en format électronique, relative à l’utilisation de la Plateforme.

 Données à caractère personnel : désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. Les Données à caractère personnel et les traitements qui lui sont associés, sont détaillés en Annexe 3.

 Espace Réservé : désigne l’interface en ligne accessible par l’Inscrit grâce à ses Identifiants lui permettant d’accéder à la Plateforme et suivre l’avancée de son parcours.

Hébergement : désigne l’activité de stockage dans un serveur de la Plateforme, sur un espace en ligne, ainsi que l’ensemble des données associées (données techniques ou Données à Caractère Personnel).

Identifiants : désigne les codes d’accès (login et mot de passe) personnels et confidentiels à l’Inscrit qui lui sont communiqués selon les modalités définies entre le Client et OVF lors de la réunion de cadrage suivant la signature de la Proposition Commerciale et lui permettant de s’authentifier et de se connecter à son Espace Réservé.

 Inscrit : personne physique nommément désignée par le Client comme étant susceptible d’accéder à la Plateforme via une Licence souscrite par le Client. Est considéré comme Inscrit toute personne physique nommément intégrée dans la Base de données fournie par le Client, peu importe si ces personnes physiques accèdent réellement à la Plateforme. 

Licence : désigne la licence individuelle d’utilisation que OVF accorde au Client en échange du paiement d’un prix annuel et forfaitaire variant selon le nombre d’Inscrits commandés par le Client à OVF.

Livrable : désigne l’ensemble des supports, documents et/ou outils digitaux communiqués par OVF au Client dans le cadre de la réalisation des Prestations.

Maintenance Corrective : désigne la maintenance portant sur des Anomalies constatées et signalées par le Client pendant la durée du Contrat. Les conditions d’intervention de la Maintenance corrective sont définies à l’Annexe E. 

Modules : Désigne les différents contenus pédagogiques accessibles via la Plateforme et portant sur l’une ou plusieurs des thématiques suivantes : l’intelligence émotionnelle, la résolution de problème, la confiance en soi, l’assertivité dans la communication et la créativité. 

Phygital : Désigne les différents formats d’offres visant à créer un espace distanciel d’échange entre un expert en soft skills et un ou plusieurs Apprenants.

 Plateforme : désigne la plateforme digitale « Onvaseformer » créée, développée, détenue et gérée par OVF et mise à disposition du Client au travers d’une Licence d’utilisation via internet et au travers d’un Identifiant, et par l’intermédiaire de laquelle l’Inscrit peut accéder à différents Modules selon les procédés décrits en Annexe A.

Prestations : désigne l’ensemble des Prestations susceptibles d’être fournies par OVF au Client et décrites dans la Proposition commerciale signé par les Parties, à savoir la livraison de la Plateforme ou des Prestations Phygitales. 

Proposition commerciale : proposition commerciale faite au Client par OVF contenant les offres relatives aux Prestations de services souhaitées et le devis correspondant. La durée de validité de la Proposition commerciale est de trente (30) jours calendaires à compter de la date d’envoi par OVF.

Résultats : Désigne l’ensemble des données de connexion d’un Inscrit à la Plateforme et éventuellement les niveaux de réussite, performance ou complétude atteints. Ces niveaux ou données de connexions sont prédéfinis par OVF.

Saas : Désigne un service proposant un logiciel en tant que service ou software as a service (SaaS) qui est un modèle d’exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur l’équipement informatique du Client et/ou de l’Inscrit. La Plateforme fournie par le Client est exploitée en mode Saas.

 

2.     OBJET

2.1. Les présentes Conditions Générales ont pour objet de fixer les conditions contractuelles applicables à la fourniture de Prestations de service proposées par OVF à ses Clients et notamment leurs droits et obligations.

2.2. Le Contrat entre le Client et OVF est constitué par ordre de priorité décroissant par les documents suivants :

  • Les Conditions Particulières, la Proposition Commerciale et ses annexes
  • Les Conditions Générales et ses annexes

2.3. En cas de contradiction entre plusieurs de ces documents, celui situé le plus haut dans la hiérarchie prévaudra. En cas de document susceptible de faire l’objet de versions successives, la version la plus récente prévaudra.

 

3.     APPLICATION ET OPPOSABILITÉ DES CONDITIONS GÉNÉRALES

3.1. Les Conditions Générales détaillent l’ensemble des dispositions liées aux Prestations de service commandées par le Client auprès de OVF. Elles s’appliquent de manière exclusive à toutes les Prestations de service

3.2. Les Conditions Générales sont systématiquement adressées ou mises à la disposition du Client pour lui permettre de passer commande auprès de OVF. Le Client, en acceptant la Proposition commerciale, reconnaît les avoir reçues, lues et acceptées, sans restriction ni réserves.

3.3. Le Client reconnaît en outre que OVF lui a fourni, avant acceptation des Conditions Générales, toutes les informations relatives aux Prestations de services, de sorte qu’il s’est engagé en toute connaissance de cause dans le Contrat. Les Parties ont pu négocier de bonne foi les termes et conditions des Conditions Particulières et notamment en cas de dérogations aux présentes Conditions Générales.

 

4.     PROPOSITION COMMERCIALE

4.1. Les Prestations fournies sont détaillées dans l’Annexe A des présentes Conditions Générales et dans la Proposition Commerciale. Le nombre demandé d’Inscrits et les modalités de communication des Identifiants de connexion sont déterminés conjointement par les Parties au moment de la commande ou au plus tard lors de la réunion de cadrage suivant la signature de la Proposition Commerciale.

4.2. L’acceptation de la Proposition Commerciale par écrit (ou signature du devis) du Client constitue un engagement ferme et définitif de sa part et vaut acceptation des présentes Conditions Générales.

4.3. Le Contrat signé par les Parties étant définitif et irrévocable, toute demande de modification de la Prestation commandée par le Client doit être soumise à l’acceptation d’OVF.

 

5.     DURÉE

5.1. Le Contrat entre en vigueur à compter de la signature de la Proposition Commerciale par les Parties ou du démarrage des Prestations par OVF si celui-ci est antérieur à la signature.

5.2. Licence d’utilisation de la Plateforme

La Licence d’utilisation de la Plateforme débute à compter de la mise à disposition de celle-ci conformément aux procédés décrits en Annexe A – Détail des Prestations « 1. Déploiement » et pour une durée ferme et irrévocable d’un (1) an. Elle se renouvellera automatiquement par tacite reconduction et par périodes successives d’un (1) an, dans les mêmes conditions que le terme écoulé, à défaut de dénonciation, ou de demande de modification du nombre d’Inscrits par l’une ou l’autre des Parties par courrier recommandé avec accusé de réception envoyé avec un préavis de trois (3) mois précédant sa date de renouvellement et sauf résiliation anticipée.

La durée minimale d’engagement est d’un (1) an, au terme de laquelle chacune des Parties aura la faculté de résilier le Contrat par courrier recommandé avec accusé de réception trois (3) mois au moins avant la date d’échéance. Dans le cas où le Client souhaiterait résilier le Contrat pendant cette période minimale d’engagement, il sera redevable de toutes les sommes dues jusqu’à la fin initiale d’engagement. 

5.3. Prestations Phygitales

Les Prestations Phygitales sont conclues pour une durée précise contenue dans la Proposition Commerciale. La durée de ce Contrat est ferme et tout renouvellement devra faire l’objet d’un Avenant négocié et signé par les Parties.

 

6.     DÉLAIS

6.1. Les délais indiqués par OVF dans les Conditions Particulières ne sont donnés qu’à titre indicatif pour la période de Déploiement et courent à compter de l’acceptation écrite par le Client de la Proposition Commerciale. Leur dépassement ne donne pas au Client le droit de réclamer une quelconque indemnité ou pénalité de retard. 

6.2. OVF est dégagé de plein droit de tout engagement relatif aux délais :

  • dans le cas où les conditions de paiement n’auraient pas été respectées par le Client,
  • dans le cas où la commande initiale aurait été modifiée,
  • en cas d’évènements de force majeure tels que décrits à l’Article 13.2 des présentes.

 

7.     PROCEDURE DE RECETTE

7.1. Pour tous les cas de Prestations fournie par OVF, de quelque nature que ce soit (digitale ou papier), le Client dispose d’un délai de dix (10) jours calendaires à l’issue de la livraison du Livrable par OVF pour émettre ses réserves. Les réserves doivent porter sur une non-conformité à la description des Prestations (Annexe A) ou à la Proposition Commerciale.

La livraison finale est constatée par un procès-verbal de recette adressé par OVF et signé par le Client. Les Parties conviennent qu’un simple écrit suffira à recetter définitivement le Livrable ou l’absence de réserve émise par le Client dans le délai précité vaut acceptation ferme et définitive du Livrable.

7.2. Levée des réserves

En présence de réserves émises par le Client sous forme écrite et dans les délais impartis, OVF dispose de quinze (15) jours calendaires pour lever l’ensemble des réserves et livrer le Livrable corrigé dans sa dernière version. A défaut de respecter ces délais, le Client pourra être en mesure de stopper les paiements relatifs au Livrable réceptionné et comportant des Anomalies.

7.3. Toute réserve émise par le Client en dehors des procédures décrites ci-dessus et donnant lieu à une nouvelle itération sera facturée suivant la formule qui suit : 100 X nombre d’heures nécessaires à la levée des réserves émises à postériori par le Client.

 

8.     PRIX – FACTURE

8.1   Devis et prix

8.1.1 Les offres formulées par OVF sont valables pendant un délai de trente (30) jours à compter de la date figurant sur la Proposition Commerciale.

8.1.2 Les prix des Prestations sont précisés dans la Proposition Commerciale avant l’engagement du Client. Ils sont donnés en euros hors taxes, puis toutes taxes comprises tenant compte du taux de TVA applicable au jour d’émission de la facture.

8.1.3 Les prix ne comprennent pas les éventuels frais de déplacements qui seront refacturés au réel au Client, en respect du Barème de frais figurant en Annexe F et à chaque fin de mois sur lequel ils auront été engagés. Les Parties conviennent toutefois que les Prestations se réaliseront par priorité en distanciel.

8.2  Facturation

8.2.1. OVF enverra la facture au Client à la date d’entrée en vigueur du Contrat et dès sa signature pour l’intégralité des Prestations de la première année d’engagement. Les Licences annuelles des années suivantes seront facturées par OVF au début de chaque période.

8.2.2. La facture sera par principe envoyée par mail au Client ou le cas échéant, par voie postale à l’adresse du siège social du Client. La facture mentionnera les indications visées à l’article L. 441-9 du Code de commerce et les informations bancaires d’OVF.

8.3  Modalités de paiement

Le Client est tenu de payer à OVF le prix du Contrat dès réception de la facture, et au plus tard trente (30) jours à compter de la date d’émission de la facture soit par virement bancaire aux coordonnées indiquées sur la facture ; soit par chèque à l’ordre d’OVF adressé au siège social et accompagné du numéro de facture. En aucun cas, les paiements qui sont dus à OVF ne peuvent faire l’objet d’une quelconque réduction ou compensation sans accord écrit de la part de OVF.

8.4  Retard de paiement

Tout retard de paiement total ou partiel d’une facture entraînera conformément aux dispositions de l’article L.441-10 du Code de Commerce :

  • L’application de pénalités de retard à un taux d’intérêt égal à trois (3) fois le taux de l’intérêt légal, calculé par jour calendaire jusqu’à la date de paiement intégral effectif. Dans ce cas, le taux applicable pendant le premier semestre de l’année concernée est le taux en vigueur au 1er janvier de l’année en question. Pour le second semestre de l’année concernée, il est le taux en vigueur au 1er juillet de l’année en question. Le taux d’intérêt légal retenu sera celui en vigueur au jour de l’émission de la facture restant due. Cette pénalité est calculée sur le montant hors taxes de la somme restant due de la facture impayée, et court à compter du jour suivant la date de paiement figurant sur la facture.
  • L’application d’une pénalité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de quarante (40) euros. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, OVF peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

Le Client est informé que tout retard de paiement entraînera, de plus, l’exigibilité immédiate de toutes sommes dues augmentées d’un intérêt légal. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’aucun rappel ou aucune formalité soit nécessaire. Lorsque le paiement est échelonné, le non-paiement d’une seule échéance entraînera l’exigibilité immédiate et de plein droit, de la totalité des sommes restant dues.

En outre, tout retard de paiement pourra entrainer éventuellement la suspension des Prestations jusqu’au paiement intégral de toutes les sommes dues, sans préjudice de tout autre droit.

Toute facture mise en recouvrement sera majorée d’une pénalité non réductible au sens de l’article 1231-5 du Code Civil fixée forfaitairement à cinq pourcent (5%) du montant hors taxe de la facture correspondante. Cette pénalité sera due sans formalité et de plein droit. Le Client devra rembourser tous les frais occasionnés par le recouvrement contentieux des sommes dues, y compris les honoraires et frais d’avocats et d’huissiers.

 

9.     DROIT DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

9.1   Droits de propriété intellectuelle de OVF

OVF est seul titulaire ou cessionnaire des droits de propriété intellectuelle sur l’ensemble des Prestations qu’il propose à ses Clients et des Livrables qu’il fournit et notamment ceux attachés à la Plateforme « Onvaseformer.com ». OVF ne concède au Client qu’un droit d’utilisation individuel, non exclusif, non-cessible et non transmissible des éléments contenus dans les Livrables qu’il fournit et temporairement limité à la durée du Contrat. Ce droit d’utilisation est accordé au Client en contrepartie du paiement du prix prévu au Contrat, dans les limites contractuelles de durée et d’utilisation définies entre les Parties.

OVF est propriétaire, ou bénéficiaire des droits de licence de tous les éléments qui composent les Prestations digitales ou graphiques fournies, notamment les textes, données, bases de données, dessins, modèle, graphiques, photos, animations, sons, y compris les documents téléchargeables et travaux d’ingénierie le cas échéant.

Tous les droits, dont en particulier les droits d’exploitation, les droits de reproduction et d’extraction sur tout support, de tout ou partie des données, fichiers et tous éléments figurant dans les documents et Livrables fournis au titre des Prestations, ainsi que les droits de représentation et de reproduction sur tout support, de tout ou partie des supports fournis, les droits de modification, d’adaptation ou de traduction, sont réservés exclusivement à OVF, et à ses éventuels ayants-droits et ce, sous réserve des droits préexistants de tiers ayant autorisé la reproduction numérique, par OVF, de leurs œuvres de quelque nature qu’elles soient.

Toute reproduction, représentation, extraction, diffusion ou rediffusion, totale ou partielle, des supports fournis par OVF, par quelque procédé que ce soit sans l’autorisation expresse et préalable de OVF est interdite, et constituerait une contrefaçon sanctionnée pénalement et civilement notamment par les articles L.335-2 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle.

La reproduction des textes et pages internet éventuellement fournis par OVF sur un support papier demeure autorisée, sous réserve du respect des conditions cumulatives suivantes : gratuité de la diffusion, respect de l’intégrité et de la finalité des documents reproduits (ni modifications, ni altérations), citation claire et lisible de la source avec mention du nom de domaine, respect des logos et éléments d’identification de OVF ainsi que de l’adresse internet et des droits de OVF.

Les marques, ainsi que les dénominations sociales et les logos figurant sur les supports, documents fournis par OVF sont protégés. Toute reproduction totale ou partielle de ces marques ou de ces logos, sans l’autorisation expresse de OVF ou de ses ayants-droits est donc prohibée, au sens de l’article L 713-2 du Code la Propriété Intellectuelle.

Les résultats, de toute nature, issus de l’utilisation des Livrables appartiendront au Client. Toutefois, il est expressément convenu que cette propriété des résultats est soumise au respect de l’engagement par le Client à utiliser exclusivement pour son propre compte les résultats, et à ne pas les revendre à des tiers.

S’agissant des vidéos avec acteur(s) (image et/ou voix), le Client n’acquiert sur ces vidéos, sur l’image et/ou la voix des acteur(s) qu’un droit d’utilisation et de diffusion interne strictement limité aux besoins professionnels du Client, pour la durée du Contrat et ne pouvant excéder cinq (5) ans.

Le Client est informé que le respect de ces dispositions constitue une obligation de résultat et une obligation substantielle du Contrat.

 

9.2   Contrefaçon – Respect des droits de propriété intellectuelle de OVF

Tout acte de contrefaçon ou supposé comme tel, dont le Client aurait connaissance, devra être immédiatement signalé à OVF qui jugera de l’opportunité des poursuites à engager et en assurera la conduite. Le Client reconnaît que le non-respect de l’article 9.1 entraînerait un préjudice grave pour OVF, de nature à fonder toute mesure provisoire ou conservatoire, sans préjudice de tous ses autres droits. D’une manière générale, le Client s’engage à ne pas porter atteinte, directement ou indirectement, aux droits d’OVF, qu’ils soient moraux ou patrimoniaux.

 

10.   PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Dans le cadre de l’exécution du Contrat, les Parties sont amenées à récolter et traiter des Données à caractère personnel. Pour cela, les Parties conviennent de la nécessité de se conformer à la règlementation en vigueur et de déterminer leur rôle quant au traitement desdites Données. Ces différents engagements sont précisés, dans l’Annexe C – Protection des Données à Caractère Personnel.

 

11.    GARANTIES

11.1. Garantie de délivrance conforme

OVG garantit la conformité du Livrable à ses caractéristiques fonctionnelles et sous réserve d’une utilisation conforme à sa documentation par le Client pendant toute la durée du Contrat à compter de la livraison du Livrable, contre toute Anomalie de celui-ci. La garantie présentée au sein de cet article est exclusive de toute autre garantie relative au Livrable. La mise en conformité du Livrable constitue la seule obligation d’OVF au titre de la présente garantie, quel que soit le fondement sur lequel reposent les réclamations du Client.

11.2. Exclusions de garantie

OVF sera libéré de toute obligation au titre de ces garanties en cas d’Anomalie du Livrable causée par :

  • Une erreur de manipulation de la part du Client ;
  • Le non-respect des dispositions du Contrat ou de la Documentation du Livrable ;
  • Un fait non inhérent au Livrable, notamment une anomalie ou une interruption de fonctionnement des équipements informatiques du Client ;
  • L’utilisation de matériels ou de logiciels non compatibles avec le Livrable.

Toute intervention d’OVF au titre d’anomalies de fonctionnement exclues de la garantie, sera facturée au tarif en vigueur.

 

12.    OBLIGATIONS DES PARTIES

12.1. Obligations d’OVF

OVF s’engage à réaliser les Prestations dans le respect des lois et règlementations en vigueur applicables à son activité.

Par ailleurs, OVF est soumis à une obligation de conseil et de mise en garde dans le cadre de l’exécution du Contrat pour autant que les informations fournies par le Client permettent à OVF d’exercer cette obligation.

OVF s’engage à constituer et maintenir une équipe constituée de personnels qualifiés et compétents eu égard aux Prestations commandées par le Client.

12.2. Obligations du Client

Le Client s’engage à collaborer en permanence et étroitement avec OVF pour l’exécution des Prestations du Contrat. Il devra procéder à la Recette des Livrables conformément à l’article 7 et notamment afin de faire courir la date de début de la Licence.

Lorsque le Client doit fournir la Base de données utilisateurs à OVF, il s’engage à le faire au plus tard dans les trois (3) mois qui suivent la date de signature de la Proposition Commerciale, à défaut la Licence sera facturée au Client à compter de la date de début du Contrat.

Le Client s’engage à effectuer le paiement du prix dû au titre du Contrat dans les délais indiqués à l’article 8.

 

13.    RÉSOLUTION DU CONTRAT

13.1 Manquements aux obligations principales du Contrat

Si, en cas de manquement, par l’une quelconque des Parties, aux obligations définies notamment aux Articles « Délais », « Prix », « Procédure de recette », « Droits de propriété intellectuelle », « Protection des données à caractère personnel », « Confidentialité », « Communication » et « Obligations des Parties », auquel il n’aurait pas été remédié dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification par lettre recommandée avec accusé de réception, mettant en demeure la Partie défaillante de respecter ses engagements, l’autre Partie pourra notifier selon les mêmes formes, la résiliation du Contrat de plein droit et sans formalité judiciaire, sans préjudice de tous les dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre.

Si le manquement à l’une quelconque des obligations n’est pas susceptible de remède, le Contrat pourra être résilié de plein droit et sans formalité judiciaire par notification à la Partie défaillante par lettre recommandée avec accusé de réception, sans préjudice de tous les dommages et intérêts auxquels la Partie pourrait prétendre.

Dans le cas où le manquement proviendrait du Client, OVF facturera au Client l’ensemble des travaux réalisés au réel, conformément aux prix unitaires de référence indiqués dans la Proposition Commerciale acceptée par le Client.

13.2 Force Majeure

Les cas de force majeure tels que définis à l’article 1218 du Code Civil suspendront l’exécution du Contrat. Aucun des contractants ne sera responsable de son retard ou de sa défaillance dans l’exécution de ses obligations s’ils sont dus à un cas de force majeure. Toute pandémie ou épidémie ne constitue pas une cause d’exonération de l’inexécution des obligations de OVF au titre du Contrat passé entre les Parties.

La Partie constatant l’événement devra sans délai informer l’autre Partie de son impossibilité à exécuter sa prestation et s’en justifier auprès de celle-ci. La suspension des obligations ne pourra en aucun cas être une cause de responsabilité pour non-exécution de l’obligation en cause, ni induire le versement de dommages et intérêts ou pénalités de retard.

L’exécution de l’obligation est suspendue pendant toute la durée de la force majeure si elle est temporaire et ne dépasse pas une durée de deux (2) mois. Par conséquent, dès la disparition de la cause de la suspension de leurs obligations réciproques, les Parties feront tous leurs efforts pour reprendre le plus rapidement possible l’exécution normale de leurs obligations contractuelles. A cet effet, la Partie empêchée avertira l’autre de la reprise de son obligation par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou tout acte extrajudiciaire.

Toutefois, si l’empêchement est définitif ou dépasse une durée de deux (2) mois, la partie empêchée pourra demander la résolution du Contrat par notification d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, cette résolution interviendra de plein droit dès réception de ce courrier. Les Parties conviennent que les frais engendrés par la situation seront répartis par moitié.

14.   RESPONSABILITÉ

14.1. Responsabilité d’OVF

Il est expressément prévu qu’OVF ne concède aucune garantie, expresse ou implicite, en ce qui concerne les Prestations, est exclue notamment toute garantie implicite de commercialisation, de satisfaction ou d’adaptation à un but particulier.

En raison des contraintes techniques pouvant survenir dans l’utilisation des Prestations, notamment digitales fournies, OVF est uniquement tenu à une obligation de moyen. A cet égard, la responsabilité de OVF ne saurait être engagée en raison de la difficulté ou du temps d’accès auxdites Prestations, au faible taux de connexion, aux erreurs de manipulation et/ou d’interprétation du Client.

Dans tous les cas, OVF ne saurait voir sa responsabilité engagée en cas de préjudices indirects et/ou si l’inexécution ou la mauvaise exécution de ses obligations contractuelles est imputable, soit au Client, soit au fait de tout autre tiers, soit à un cas de force majeure.

OVF ne pourra être tenu pour responsable que du manquement à ses obligations telles que prévues au Contrat. D’une manière générale, au cas où la responsabilité de OVF serait engagée par suite de l’inexécution ou de la mauvaise exécution de la prestation demandée, ou pour toute autre cause imputable à OVF, les Parties conviennent que :

  • seuls les dommages subis par le Client résultant de la suite immédiate et directe de l’inexécution sont susceptibles de donner lieu à réparation. En conséquence, tous les dommages indirects et/ou non immédiats, notamment préjudice commercial, perte de clientèle, trouble commercial quelconque, atteinte à l’image de marque, subis par le Client et/ou un tiers, ne peuvent ouvrir droit à réparation au profit du Client ;
  • le montant de la réparation susceptible d’être mis à la charge de OVF est expressément limité aux sommes perçues par OVF au cours des douze (12) mois précédant la survenance de l’évènement à l’origine du préjudice.

14.2.2 Responsabilité du Client

Le Client est entièrement responsable de l’utilisation qu’il fera du Livrable dans la mesure où celui-ci fonctionne normalement. Le Client sera seul responsable de tous dommages qu’il se causerait ou causerait à un tiers à l’occasion de l’utilisation du Livrable et du résultat du traitement de ses données par celui-ci.

Le Client n’ayant pas procédé à la Recette des Livrables conformément à l’article 7 assumera les frais de résolutions prévus à l’article 7.3.

Le Client n’ayant pas respecté ses obligations prévues à l’article 12.2 des présentes sera redevable du prix intégral de la Licence à compter de la date de début du Contrat.

Cet article survivra à la résiliation ou à l’expiration du Contrat pour quelque cause que ce soit.

 

15.    CONFIDENTIALITÉ

Les Parties s’engagent à conserver comme confidentielles l’ensemble des informations échangées dans le cadre du projet tel que décrit dans la Proposition Commerciale, notamment les documents internes à l’entreprise du Client ainsi que les méthodes mises en œuvre par OVF.

 

16.   COMMUNICATION

Les Parties se reconnaissent le droit, tant de manière interne qu’externe et sur tous supports de : citer l‘autre Partie et à ce titre d’utiliser à l’identique son logo et sa marque ; communiquer et évoquer de manière globale le projet et ce, pour la durée du Contrat et dans la limite d’un (1) an après.

 

17.   INDEPENDANCE DES PARTIES

Les Parties déclarent qu’elles sont et demeurent, pendant toute la durée du Contrat, des partenaires commerciaux et professionnels indépendants, assurant chacune les risques de sa propre activité.

OVF est l’employeur du personnel affecté au projet, même dans les cas où il doit être réalisé dans les locaux du Client. Le personnel d’OVF est donc sous le contrôle administratif de ce dernier. OVF emploie et rémunère son personnel sous sa responsabilité exclusive, notamment au regard des obligations fiscales et sociales.

 

  1. CLAUSE ANTI-CORRUPTION

Les Parties s’engagent, pendant toute la durée du Contrat, à respecter l’ensemble des réglementations et normes relatives à la lutte contre la Corruption et à s’informer, sans délai, de tout élément porté à leur connaissance, susceptible d’entrainer leur responsabilité.

 

OVF garantit que ni lui, ni aucune personne sous sa responsabilité ou agissant en son nom ou pour son compte, n’a accordé ni n’accordera de rémunération ou d’avantage d’aucune sorte, constituant ou pouvant constituer un acte ou une tentative de Corruption, directement ou indirectement, en vue ou en contrepartie de l’attribution ou de l’exécution du Contrat.

 

Le Client se réserve le droit de demander communication, à tout moment, à OVF des éléments utiles pour établir que ce dernier s’est conformé, pendant toute la durée d’exécution du Contrat, aux réglementations relatives à la lutte contre la Corruption. OVF s’engage à coopérer et fournir toute assistance nécessaire en cas d’enquête d’une autorité de poursuite et s’assurera qu’elle soit menée avec diligence en cas de preuve ou de soupçon relatif à la commission d’un acte de Corruption.

 

Tout manquement de la part d’OVF aux dispositions du présent Article devra être considéré comme un manquement grave autorisant le Client à résilier le Contrat de plein droit par lettre recommandée avec accusé de réception, sans préavis ni indemnité.

19.   CESSION ET SOUS-TRAITANCE DU CONTRAT

19.1  Cession

Les Parties pourront céder, transférer ou transmettre à un tiers, à quelque titre et par quelque moyen que ce soit, les obligations qui lui incombent en vertu du Contrat ainsi que les droits qui lui sont conférés par ce Contrat, à condition d’en informer l’autre Partie par tout moyen.

 

19.2 Sous-traitance

OVF peut confier à un tiers, tout ou partie des obligations qui lui incombent en vertu du présent Contrat, sans l’accord préalable du Client.

 

20.  RENONCIATION

Si l’une quelconque des clauses contractuelles, ou une partie d’entre elles, s’avérait nulle au regard d’une loi en vigueur, d’un règlement ou à la suite d’une décision judiciaire devenue définitive, elle sera réputée non écrite sans toutefois entrainer la nullité du Contrat dans son ensemble.

Le fait que OVF ne se prévale pas un moment donné de l’une quelconque des présentes clauses ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l’une desdites conditions.

 

21.    CLAUSE DE CONCILIATION

Pour tout différend qui se présenterait à l’occasion de l’exécution du présent Contrat, les Parties s’engagent à effectuer des négociations de bonne foi avant d’intenter toute action judiciaire dans le but de trouver un règlement amiable. Pour cela, la Partie qui estime que l’autre a manqué à l’une de ses obligations prévues par le présent Contrat devra en informer son cocontractant par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception dans les quinze (15) jours qui suivent le manquement constaté par elle. Cette notification fait office de mise en demeure à la Partie défaillante de respecter ses engagements contractuels. Cette notification doit être effectuée avant la mise en jeu d’une clause résolutoire prévue à l’Article 13.

 

22.   DROIT APPLICABLE

Le Contrat est régi et interprété conformément au droit français, à l’exclusion de tout autre droit ou convention, quel que soit le lieu de son exécution.

 

23.   ATTRIBUTION DE COMPETENCES

Tous litiges qui ne pourraient être réglés à l’amiable seront de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Toulouse, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie. Cette compétence s’applique également en matière de référé.

Cette clause attributive de compétence ne s’appliquera pas au cas de litige avec un Client non professionnel pour lequel les règles légales de compétence matérielle et géographique s’appliqueront. La présente clause est stipulée dans l’intérêt de la société OVF qui se réserve le droit d’y renoncer si bon lui semble.

 

24.  SIGNATURE ELECTRONIQUE

Les Parties acceptent que l’ensemble des documents contractuels soit signé de manière électronique par leur représentant légal ou habilité à cet effet et ce, conformément aux dispositions légales et règlementaires, et notamment aux conditions de fiabilité du procédé d’identification de l’auteur et d’intégrité du document. Tout document faisant l’objet d’une signature électronique par l’une des Parties doit également faire l’objet d’une signature électronique par l’autre Partie. La signature électronique manifeste le consentement des Parties au contenu des documents contractuels, celle-ci ayant la même valeur que la signature manuscrite.

Annexe A : détail des prestations

 

1. PRESTATIONS RELATIVES À LA PLATEFORME

 

Article 1. Déploiement

A. Procédés de mise à disposition de la Plateforme et mode d’inscription des Apprenants

Cette mise à disposition peut s’effectuer selon trois (3) procédés au choix, définit et choisit par le Client à l’occasion de la réunion de cadrage suivant la signature de la Proposition Commerciale. En l’absence de tout choix émanant du Client, le procédé sélectionné d’office sera celui de la mise à disposition via un lien SSO avec une inscription par volontariat.

  1. Via un lien SSO (Single Sign-On)

Il s’agit ici d’un lien communiqué par OVF au Client par le biais duquel les Inscrits auront accès à la Plateforme et à leur Espace Réservé.

a) Inscription par volontariat

Dans ce mode d’inscription, OVF communique le lien SSO au Client. Le Superadministrateur désigné chez le Client pourra déterminer la liste des Inscrits et crée lui-même l’Espace réservé de chaque Inscrit et leur communique leur accès. De cette manière les Apprenants pourront directement se connecter à leur Espace réservé.

Dans ce cas de figure, il appartient au Client de respecter son engagement relatif au nombre d’Inscrits figurant sur la Proposition Commerciale, sinon il sera facturé au Client un supplément conformément aux dispositions ci-dessous : Article 3 « Types et évolution des Inscrits », paragraphe B « Mise à jour de la liste des Inscrits ».

La Licence commence à courir à compter de la communication du lien SSO au Client ou s’il y a lieu, à compter de la date fixée dans la Proposition Commerciale.

 

b) Inscription par liste prédéfinie

Dans ce mode d’inscription, le Client sera en charge au moins dans les dix (10) jours ouvrés suivant l’acceptation de la Proposition Commerciale et au plus tard dans un délai de trois (3) mois, de renseigner les informations nécessaires aux accès pour les Inscrits via un outil communiqué par OVF appelé « Base de données » contenant a minima : les nom, prénom, adresse mail, matricule et métier des Apprenants à inscrire.

OVF dispose d’une semaine pour vérifier et valider cette Base de données. Une fois cela fait, il en informe le Client et adresse les mails d’inscription automatiques aux Inscrits contenant les modalités d’accès à la Plateforme et le mot de passe à renseigner.

La Licence commence à courir à compter de l’envoi des mails d’inscription aux Inscrits ou au plus tard une (1) semaine après l’envoi de la Base de données par le Client.

Si cette déclaration n’a pas été effectuée par le Client dans le délai imparti, la Licence commence à courir à compter du dernier délai pour communiquer les informations demandées.

Pour la modification de ces informations, voir ci-dessous article 3 « Types et évolution des Inscrits », paragraphe B « Mise à jour de la liste des Inscrits ».

  1. Via une URL communiquée par le Client

Le Client communique à OVF une URL à partir de laquelle il souhaite que la Plateforme soit accessible par les Inscrits. Dans ce cas, le Client doit procéder à la phase de Recette conformément à l’article 7 des Conditions Générales. En l’absence de toute réserve émise par le Client dans un délai de dix (10) jours à compter de la phase de test effectuée avec OVF, la Plateforme sera considérée comme acceptée sans réserve.

La Licence commence à courir à compter de la mise à disposition de la Plateforme auprès du Client.

 

B. La configuration et le paramétrage de la Plateforme afin d’intégrer en amont et de mettre à jour régulièrement la Base de données des Inscrits fournie par le Client.

La configuration et le paramétrage initial de la Plateforme sera effectué à compter de la date de début du Contrat et durera deux (2) semaines au minimum.

 

C. Licence d’utilisation, Hébergement et Maintenance Corrective de la Plateforme pour les Inscrits permettant l’accès au(x) Module(s) suivants :

  • Intelligence émotionnelle
  • Résolution de problème
  • Confiance en soi
  • Assertivité dans la communication
  • Créativité
  • Assertivité dans la communication
  • Créativité
  • L’image de soi
  • Convaincre et s’exprimer
  • S’adapter aux changements

Les Modules précités sont ceux disponibles sur la Plateforme à la date d’entrée en vigueur du Contrat.

Les Parties conviennent que la mise à disposition de la Plateforme prend la forme d’une Licence individuelle et annuelle qui accorde un droit d’utilisation de celle-ci aux Inscrits.

Les Prestations de Licence, de Maintenance Corrective et d’Hébergement débutent à compter, de la date de Déploiement et jusqu’au terme du Contrat. La description de ces Prestations est fournie en annexe (Annexe C).

La Licence accorde au Client et aux Inscrits, les droits de propriété intellectuelle tels que décrits à l’article 9 des Conditions Générales.

 

D. Aide au lancement interne de la Plateforme auprès des équipes du Client composée de :

    1. La communication d’une vidéo de démonstration et d’une vidéo teaser de la Plateforme
    2. La communication des newsletters
    3. La communication du « Soft Mag »
    4. La communication de modèles de mails types à envoyer aux Inscrits
    5. Une session de démonstration de la Plateforme

 

Article 2. Evolution des Modules en cours de Contrat

Le Client accepte que de nouveaux Modules puissent être créés en cours de Contrat sans modification des conditions contractuelles contenues dans le Contrat. Ainsi OVF est susceptible d’augmenter le nombre des Modules disponibles en cours de Contrat, sans possibilité de modifier les conditions financières contractuellement convenues entre les Parties.

OVF pourra modifier les Modules initialement contenus dans la Plateforme, sous réserve d’avoir obtenu l’accord du Client, sauf à ce que les modifications effectuées ne concernent pas le contenu des Modules.

En revanche, le Client ne pourra en aucun cas exiger la mise en place de nouveaux Modules ou tout autre modification de la Plateforme de façon unilatérale.

 

Article 3. Types et évolution des Inscrits

A. Les types d’Inscrits: les Inscrits sont divisés en trois (3) catégories :

    • Superadministrateur : la seule personne physique n’accédant pas aux Modules mais ayant pour objectif d’accéder aux Résultats des Inscrits et mettre à jour la liste des Inscrits.
    • Administrateur : la ou les personnes physiques susceptibles d’accéder individuellement aux Modules et à l’ensemble des Résultats des autres Inscrits.
    • Manager : la ou les personnes physiques susceptibles d’accéder individuellement aux Modules et à l’ensemble des Résultats des Inscrits étant identifiés comme ses collaborateurs.
    • Collaborateurs : la ou les personnes physiques susceptibles d’accéder individuellement aux Modules et uniquement à ses Résultats.

 

Le nombre total d’Inscrits commandé par le Client est la somme de toutes les personnes physiques nommées dans une des versions de la Base de données fournies par le Client, tous types d’Inscrits précités confondus.

 

B. Mise à jour de la liste des Inscrits : Le Superadministrateur aura à charge de tenir à jour la liste des Inscrits et leurs Données à Caractère Personnel afférentes. La fréquence de mise à jour de cette liste sera décidée conjointement entre les Parties.

 

a) Variation du nombre d’Inscrits : La mise à jour de la liste des Inscrits pourra engendrer la variation annuelle du nombre d’accès par rapport au nombre d’Inscrits. Ainsi les Parties conviennent d’appliquer, à chaque date anniversaire de l’entrée en vigueur du Contrat, les règles ci-dessous :

    • Absence de réduction du nombre d’Inscrits : le nombre d’Inscrits en fin d’année N est inférieur au nombre d’Inscrits commandés en début d’année N, cette variation n’aura aucun effet sur le nombre d’Inscrits commandés et donc sur le prix. Le nombre d’Inscrits commandés restera inchangé pour la durée du Contrat.
    • Augmentation du nombre d’Inscrits : si le nombre d’Inscrits au cours de l’année N est supérieur au nombre d’Inscrits commandés en début d’année N, OVF pourra émettre une facturation complémentaire correspondant au coût des Licences pour le surplus d’Inscrits.

Ex : Au début de l’année N, le Client a commandé 1000 Licences individuelles. Tout au long de l’année, il fournit des bases de données contenant les informations relatives à 1200 Inscrits. Autrement dit, le cumul des personnes physiques inscrites dans les bases de données envoyées successivement à OVF est égal à 1200. Le nombre d’Inscrits en fin d’année est donc supérieur de 200 par rapport au nombre d’Inscrits commandés en début d’année N. Le Client s’engagera à payer en fin d’année N, les 200 Licences individuelles complémentaires pour l’année N.

De plus, le nombre d’Inscrits commandé pour l’année N+1 sera le nombre d’Inscrits de l’année N surplus inclus.

Le nombre de Licences individuelles commandé pour l’année N+1 et facturé en début d’année N+1 sera de 1200.

Les Parties conviennent que les dispositions relatives à l’augmentation potentielle du nombre d’Inscrits en cours de Contrat ne trouveront à s’appliquer qu’au-delà de 250 Inscrits ; le prix en deçà de 250 Inscrits étant forfaitaire et global.

  • Les Parties conviennent qu’une variation inférieure de 10% en année N, à la hausse ou à la baisse, n’engendrera aucune modification du nombre d’Inscrits pour l’année N+1, ni de facturation complémentaire.b) Variation des données des Inscrits : La mise à jour des données recueillies sur la liste des Inscrits pourra être communiquée occasionnellement par le Client à OVF, sans pouvoir dépasser une mise à jour par mois.
    • Modification des Données d’un Inscrit : le Client fera parvenir les modifications à apporter à OVF qui conviendra d’une date pour mettre à jour celle-ci sur une plage horaire fixée conjointement par les Parties dans un délai d’une semaine.
    • Suppression d’un accès et des Données d’un Inscrit : le Client devra se référer à l’Annexe C – Protection des Données à caractère personnel.

 

2. PRESTATIONS RELATIVES AU PHYGITAL 

 

Les différents formats Phygitaux visant à organiser un échange distanciel entre un expert en soft skills et des Apprenants du Client sont les suivants :

Les Webconfs consistent en l’exploration d’un thème/soft skills en vue de :

    • Introduire les concepts et les notions clés
    • Identifier les bases collectivement
    • Concilier les acquis
    • Aborder et éclaircir les interrogations
    • Faciliter le partage
    • Interagir avec l’expert

B. Les Classes Virtuelles ont pour objectif d’embarquer les Apprenants dans un projet fil rouge consistant à travailler sur un thème/soft skills en vue de :

  • Approfondir les points abordés dans la Proposition commerciale
  • Dialoguer avec l’expert en soft skills
  • Bénéficier de démonstrations
  • Apprendre grâce à une méthodologie participative
  • Ancrer les compétences en situation professionnelle
  • Partager un moment interactif et fluide
  • Faciliter l’apprentissage

C. Les Ateliers de groupe ont pour objectif de réunir les Apprenants autour d’un expert en soft skills et de travailler sur un thème/soft skills en vue de :

  • Construire un espace de travail
  • Responsabiliser le groupe d’Apprenants
  • Progresser et impliquer collectivement
  • Pratiquer avec des activités en sous-groupe
  • Bénéficier des mises en situation
  • Impliquer l’Apprenant dans sa montée en compétences
  • Partager un moment interactif et ludique

D. Les Codéveloppements ont pour objectif de réunir les Apprenants autour d’un expert en soft skills et de travailler sur un thème/soft skills en vue de :

  • Evoluer grâce à ses pairs
  • Travailler l’intelligence collective avec l’écoute, le partage et la participation de chacun des Apprenants partageant les mêmes problématiques

 

E. Le Coaching a pour objectif de mettre en œuvre un accompagnement individualisé d’un Apprenant par un coach certifié sur un thème/soft skills en vue de :

  • Être accompagné sur la durée par un professionnel certifié
  • Performer dans son quotidien professionnel
  • Réussir sa transition professionnelle
  • Gagner en compétences et les optimiser

 

 

3. GESTION DE PROJET

Consiste en la constitution d’une équipe dédiée, la gestion du planning et de ses jalons, l’organisation et l’animation de points réguliers (en présentiel ou à distance à la discrétion d’OVF) sur l’avancée du projet, la supervision des différentes étapes clés du projet ainsi que sa gestion administrative et logistique.

Annexe B : détail techniques de la plateforme

1. DÉVELOPPEMENT

  • Langage de programmation : HTML 5 / CSS 3 / Javascript / PHP
  • Technologie de base de données : MySQL
  • Framework Développement : Symphony
  • Framework CSS : Angular Material / Bootstrap
  • Framework JS : Angular 11
  • Architecture Front : Nrwl

2. CARACTÉRISTIQUES DE NOTRE SOLUTION D’HEBERGEMENT

  • Système d’exploitation : Ubuntu 19.10
  • Serveur web : Apache 2.4.4.1 – PHP 7.3
  • Serveur MySQL : 5.7
  • CPU Minimum : Intel(R) Xeon (R) CPU E3-1245 v5 @ 3.50GHz
  • RAM : 32Go DDR4 ECC 2133 Mhz
  • Disques : 1To SSD
  • Emplacement : Strasbourg (France)
  • URL : https:// .pro.onvaseformer.fr/ uniquement le sous-domaine est personnalisable 

3. PRÉREQUIS TECHNIQUES

  • Autorisation de l’URL de la plateforme ainsi que du domaine des mails en liste blanche
    PC | Config. recommandée (min) : Intel Pentium IV / 2,26 GHz / 2,4 Go Ram
  • Résolution d’écran (min) : 1024×768 px***
  • Bande passante nécessaire : 800 Kbits/s et 1Mo/s
  • Navigateurs supportés : Internet Explorer 11+ / Microsoft Edge / Google Chrome / Firefox / Safari 10+

*** Notre plateforme est conçue avec une approche Mobile First et l’interface graphique que nous proposons s’adapte à la consultation depuis une tablette numérique selon le modèle du Responsive Design. 

Annexe C : protection des données à caractère personnel

 

ARTICLE 1 : DEFINITIONS

  • Données à caractère personnel ou Données: Désigne les données telles que définies à la Réglementation relative à la Protection des Données, mises à la disposition ou transférées au Sous-traitant et toutes données personnelles que le Sous-traitant traite en tant que sous-traitant.
  • Réglementation relative à la Protection des Donnéesou Réglementation : Désigne les lois et réglementations applicables en matière de protection des Données à caractère personnel et de la vie privée, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit « Règlement Général sur la Protection des Données » (RGPD), ainsi que les lois nationales, délibérations et recommandations de la CNIL ou de toute autre autorité de contrôle ou de supervision compétente au titre du Contrat ou d’une des Parties.
  • Responsable : Désigne le Client.
  • Sous-traitant : Désigne OVF.
  • Traitement: Désigne conformément à la Réglementation toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et décrites dans l’Article 7 de la présente Annexe.

Les termes non définis au titre du Contrat et utilisés dans la présente Annexe auront le sens qui leur est donné dans le RGPD.

 

ARTICLE 2 : OBJET

La présente Annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Responsable autorise le Sous-traitant à traiter, pour son compte, les Données à caractère personnel nécessaires à l’exécution du Contrat et ce, dans le plus grand respect de la Réglementation.

A ce titre et notamment, l’Annexe a pour objet de définir :

  • Les instructions du Responsable
  • Les Données à caractère personnel collectées pour l’exécution du présent Contrat
  • Le Traitement objet du Contrat
  • Les différentes modalités d’assistance du Responsable par le Sous-traitant dans le cadre du respect de la Règlementation
  • Les obligations respectives des Parties

 

ARTICLE 3 : OBLIGATIONS DU SOUS-TRAITANT

  • Obligations générales à la charge du Sous-traitant

3.1.1 Respect des instructions du Responsable

Le Sous-traitant s’engage à ne traiter les Données personnelles qu’en stricte conformité avec les instructions documentées du Responsable y compris en ce qui concerne les transferts de données vers un pays tiers à l’Espace Economique Européen ou vers le Royaume-Uni. Si le Sous-traitant procède à un transfert de Données à caractère personnel vers un pays tiers, en vertu du droit de l’Union Européenne ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il informe le Responsable de cette obligation juridique avant le Traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

Les instructions du Responsable sont conformes à la description du Traitement détaillée à l’Article 7 de la présente Annexe.

  • Respect des principes de protection

Le Sous-traitant garantit que les outils, produits, applications ou services nécessaires au Traitement respectent les principes de protection des données dès la conception (« Privacy by design ») et par défaut (« Privacy by default ») et les fera évoluer pour s’assurer de ce respect.

  • Registre

Le Sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de Traitement effectuées pour le compte du Responsable conformément à l’article 30 du RGPD.

  • Confidentialité

Le Sous-traitant garantit la confidentialité des Données traitées dans le cadre du Contrat et veille à ce que les collaborateurs autorisés à traiter lesdites Données s’engagent à respecter la confidentialité et/ou soient soumis à une obligation légale appropriée de confidentialité.

  • Délégué à la protection des Données

Le Sous-traitant a désigné un délégué à la protection des Données dont les coordonnées sont [email protected]

  • Transfert hors UE

Le Sous-traitant s’interdit tout transfert de Données à caractère personnel hors de l’Espace Economique Européen, de l’Union-Européenne et du Royaume-Uni à moins que le destinataire ou le pays depuis lequel il opère a été jugé garantir un niveau de protection adéquat des droits et libertés des personnes concernées par décision de la Commission Européenne ou présente des garanties appropriées au regard de la protection des personnes physiques conformément aux dispositions du Règlement européen.

  • Sous-traitance
    • Dispositions générales

Le Responsable autorise le Sous-traitant à faire appel aux sous-traitants listés à l’Article 3.2.2 de l’Annexe pour mener les activités de Traitement listées comme étant sous-traitées. Le Sous-traitant informe le Responsable préalablement et par e-mail à l’adresse électronique de son DPO de tout changement dans les sous-traitants en indiquant l’activité de Traitement sous-traitée, l’identité et les coordonnées du sous-traitant.

Le Responsable dispose d’un délai de trente (30) jours à compter de cette information pour s’y opposer par voie électronique via les coordonnées du DPO indiquées à l’Article 3.1.5 de la présente Annexe. A défaut d’opposition, le sous-traitant est réputé comme étant tacitement accepté par le Responsable.

En cas d’objection du Responsable, le Sous-traitant peut renoncer à recourir à ce sous-traitant ou prendre les mesures correctives demandées par le Responsable. Si aucune des options qui précèdent n’est mise en œuvre, chacune des Parties est autorisée à résilier le Contrat moyennant un préavis de 3 (trois) mois.

  • Liste des sous-traitants autorisés

Les Sous-traitants autorisés sont :

  • JUMP, 26 boulevard du Maréchal Juin, 31400 Toulouse – pour la collecte ou l’enregistrement, l’extraction ou consultation, la communication, la suppression.
  • OVH, 2 rue Kellerman, 67000 Strasbourg – pour l’hébergement.
  • ATLASSIAN, 3 boulevard de Sebastopol, 75001 Paris, pour la collecte, le stockage et la communication.

 

  • Obligations d’assistance et devoir de conseil vis-à-vis du Responsable de traitement

D’une manière générale, le Sous-traitant aide le Responsable à garantir le respect ses obligations issues de la Réglementation et, plus particulièrement :

  • informe le Responsable s’il considère qu’une de ses instructions lui semble constituer une violation de la Réglementation ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou d’un autre Etat membre relatives à la protection des Données.
  • informe le Responsable de toute demande d’information ou enquête d’une autorité de protection des Données concernant l’exécution du Contrat ou le Responsable.
  • assiste le Responsable dans le cadre de la gestion des requêtes d’une autorité de contrôle de la protection des Données personnelles.
  • met à la disposition du Responsable la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations et pour faciliter la réalisation d’audits et d’inspections, par le Responsable du traitement ou un auditeur mandaté par lui.
  • aide le Responsable à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes des personnes concernées qui le saisissent en vue d’exercer leurs droits prévus à la Réglementation.
  • assiste le Responsable dans son devoir de de notification à l’autorité de contrôle et aux Personnes Concernées d’une violation de Données conformément à la procédure décrite à l’Article 5 de la présente Annexe.

 

ARTICLE 4 : OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

D’une manière générale, le Responsable accomplit tous les efforts nécessaires pour permettre au Sous-traitant la réalisation des missions confiées dans en application du présent Contrat dans le Respect de la Réglementation.

A ce titre et notamment, le Responsable :

  • Délivre au Sous-traitant la description du Traitement faisant l’objet du présent Contrat
  • documente par écrit toute instruction concernant le Traitement des Données par le Sous-traitant
  • fournit au Sous-traitant les informations utiles à la réalisation du Traitement objet du présent Contrat
  • désigne un interlocuteur privilégié en charge de la protection des Données et en communique les coordonnées au Sous-traitant au démarrage des Prestations objets ou au plus tard avant le commencement du Traitement de Données à caractère personnel.
  • veille, au préalable et durant toute la durée du Traitement au respect des obligations prévues par la Réglementation et s’assure notamment de l’information et de la collecte du consentement des personnes concernées par le Traitement.

Le Responsable reste tenu des obligations qui lui incombent s’agissant des droits des personnes concernées consacrés par la Réglementation.

A ce titre et notamment, le Responsable :

  • recueille le consentement des personnes concernées par le Traitement durant toute la durée de celui-ci
  • s’assure de la bonne information des personnes concernées notamment de sa transparence et de son accessibilité
  • garantit le respect et l’effectivité de l’exercice des droits des personnes concernées et notamment, du droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité, d’opposition et de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
  • permet et facilite le respect et l’exercice des droits des personnes concernés en se plaçant comme leur premier interlocuteur en matière de protection des Données à caractère personnel

 

ARTICLE 5 : NOTIFICATION ET COMMUNICATION DE VIOLATION DES DONNÉES

Le Sous-traitant informe le Responsable dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance de toute violation de Données à caractère personnel, le cas échéant, par envoi d’un courrier électronique à l’adresse des interlocuteurs privilégiés en matière de protection des Données désignés à l’Article 28 du présent Contrat ou, à défaut, par tout autre moyen. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Responsable, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de protection. Toutefois, les informations fournies au Responsable pourront être communiquées de manière échelonnée s’il n’a pas été possible de les fournir au moment de la notification.

Cette notification intervient dès lors qu’il y a violation de Données, peu importe le risque associé. L’évaluation du risque est de la responsabilité du Responsable.

Lorsque les personnes concernées par la violation exercent directement auprès du Sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, celui-ci adresse ces demandes dès réception par courrier électronique à l’adresse indiquée à l’Article 3.1.5 de la présente Annexe s’agissant de la protection des Données.

Le Sous-traitant s’engage à coopérer avec le Responsable afin que ce dernier puisse :

  • limiter les effets de la violation et prendre les mesures pour remédier à la violation, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives
  • notifier à l’autorité de protection des données compétente toute violation. La notification établie par le Responsable devant comporter divers éléments :
    • la description de la nature de la violation de Données, en listant, si possible, par catégorie le nombre de personnes concernées par la violation et le nombre d’enregistrements de Données concernés.
  • le nom et le contact du délégué à la protection des données, et le cas échéant de la personne compétente, détenant les informations nécessaires.
  • La description des conséquences probables d’une éventuelle violation des Données.
  • La description des mesures prises ou des propositions de mesures à prendre pour remédier à la violation de Données, y compris, le cas échéant, les mesures pour limiter les conséquences négatives engendrées par l’atteinte.

Le Sous-traitant s’engage à mobiliser les moyens humains et techniques adaptés afin de prendre les mesures de sauvegarde nécessaires, et à n’effectuer aucune notification auprès des personnes concernées ou autorités qui relève de la compétence du Responsable.

 

ARTICLE 6 : DESCRIPTION DU TRAITEMENT DES DONNÉES

6.1 Finalité du traitement

La finalité du Traitement des Données est de permettre la réalisation effective par le Sous-traitant des Prestations indiquées à l’Article 5 des Conditions Particulières et commandées par le Client.

 

6.2 Durée du Traitement

☒  La durée du traitement correspond à la durée du Contrat

☐  Autre………………………………………………

 

6.3 Nature du Traitement opéré par le Sous-traitant dans le cadre du Contrat

☒  Collecte ou enregistrement des Données

☐  Organisation ou structuration des Données

☒  Hébergement ou conservation des Données

☐  Adaptation ou modification des Données

☒  Extraction ou consultation des Données

☐  Utilisation des Données

☒  Communication des Données par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition

☐  Rapprochement ou interconnexion des Données

☐  Limitation (Blocage) des Données

☒  Effacement ou destruction des Données

☐ Autre Traitement :………………………………………….

 

6.4 Catégories de Données

☒  Nom, titre, fonctions

☒ numéro(s) d’identification

☐ Photos ou enregistrements tel que vidéo ou enregistrement téléphonique

☐ Données de contact personnelles (e.g. téléphone, e-mail)

☒ Données de contact professionnelles (e.g. société, adresse, téléphone, e-mail)

☐ Données relatives à la vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.)

☐ Données relatives à la vie professionnelle (CV, formation professionnelle, distinctions…)

☐ Informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, situation fiscale, etc.)

☐ Informations en lien avec le contrat (relations contractuelles, intérêts dans des produits, services ou contrats)

☐ Historique Client

☐ Données bancaires (RIB, IBAN, numéro de carte bancaire, transactions)

☐ Données de facturation ou de paiement

☐ Données d’évaluation ou de notation

☐ Données de connexion (adresse IP, logs, etc)

☐ Données de localisation (déplacements, données GPS, GSM etc)

☒ Autre Traitement : Toutes Données susceptibles d’être renseignées par le Client et/ou ses collaborateurs dans des champs laissés libres.

 

6.5 Catégories de Données dites « sensibles »

☐  Données révélant l’origine raciale ou ethnique

☐  Données révélant les opinions politiques

☐ Données révélant les convictions religieuses ou philosophiques

☐ Données révélant l’appartenance syndicale

☐ Données génétiques

☐ Données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique

☐ Données concernant la santé

☐ Données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle

☐ Données relatives à des condamnations pénales ou infractions

☐ Numéro d’identification national unique (NIR pour la France)

 

6.6 Catégories de personnes concernées

☒ Collaborateurs et anciens collaborateurs (salariés, stagiaires)

☐ Visiteurs

☐ Prospects

☐ Clients

☐ Souscripteurs

☐ Fournisseurs, consultants

☐ Représentants commerciaux

☐ Contacts

 

6.7 Sort des Données

A la fin du Contrat et quelle qu’en soit la cause ou à l’échéance de la durée du Traitement mentionné à l’Article 6.2 de la présente Annexe, le Sous-traitant, au choix du Responsable, lui restitue les Données ou les détruit. En cas de restitution, celle-ci a lieu dans un format standard du marché exploitable par le Responsable. Dans tous les cas, le Sous-traitant détruit toutes les copies existantes à moins que le droit de l’Union ou le droit français n’exige la conservation des Données.

A défaut de choix par le Responsable, adressé par courrier électronique aux coordonnées de la personne en charge de la protection des Données mentionnées à l’Article 3.1.5 de la présente Annexe dans un délai de trois (3) mois, les Données seront supprimées ou anonymisées.

 

Annexe D : description de la licence d’utilisation, modalités d’accès et hébergement

 

1. Description des modalités d’accès à la Plateforme par le biais d’une Licence

Les Parties conviennent que la mise à disposition de la Plateforme prend la forme d’une Licence annuelle qui accorde un droit d’utilisation aux Inscrits.

Les Prestations de Licence, de Maintenance corrective et d’Hébergement débutent à compter de la date la plus en amont soit estimée de mise à disposition de la Plateforme ou du procès-verbal de recette constatant la délivrance conforme de la Plateforme ou le jour du Déploiement de la Plateforme (c’est-à-dire la date où elle est accessible au Client). Elle est délivrée pour une période initiale et minimale d’un (1) an.

La Licence d’Utilisation accorde au Client et aux Inscrits les droits de propriété intellectuelle tels que décrits à l’article 11 des Conditions Générales.

Préalablement à tout accès à la Plateforme, le Client devra s’assurer qu’il respecte les conditions nécessaires définies ci-après ainsi que l’ensemble des Détails techniques communiqués en Annexe B. Le Client sera seul responsable si ces conditions ne sont pas remplies.

  • Le Client et/ou les Inscrits doivent disposer d’un accès internet haut débit et d’un équipement informatique respectant les Détails Techniques,
  • Le Client et/ou les Inscrits sont seuls responsables de l’installation, de l’utilisation et de la maintenance de leur équipement informatique pour permettre l’accès et l’utilisation de la Plateforme, dans le respect des Détails Techniques ; ils supporteront toutes les conséquences attachées à une configuration, un paramétrage ou une utilisation non conformes de l’équipement informatiques auxdits Détails Techniques,
  • D’une manière générale, le Client et/ou les Inscrits sont seuls responsables de l’ensemble des éléments, données et/ou des informations qu’ils consultent, interrogent, diffusent et transfèrent sur l’Internet et des résultats produits à partir de ces données,
  • Le Client est tenu d’assurer aux Inscrits un niveau de connaissance et de compétence suffisant pour une utilisation de la Plateforme conforme à son utilisation, notamment en leur faisant suivre les formations nécessaires.

 

Le Client et les Inscrits déclarent accepter les caractéristiques et les limites du réseau Internet et, en particulier, ils reconnaissent :

  • Que des restrictions puissent être apportées à l’accès à la Plateforme en raison notamment du nombre de connexions trop important. Ces restrictions pourront être fonction de la qualité de la connexion internet du Client, OVF ne pouvant en être tenu pour responsable.
  • Le Client et/ou les Inscrits sont avertis que l’utilisation non conforme ou abusive de la Plateforme peut être de nature à exposer le Client et/ou les Inscrits à des restrictions sans préavis afin de garantir une qualité de service acceptable à l’ensemble du Client et des Inscrits.
  • Que les données et/ou les informations circulant sur Internet peuvent être réglementées en termes d’usage ou être protégées par un droit de propriété.
  • Qu’il appartient à chaque Partie de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses propres données et/ou systèmes de la contamination par des virus, le cas échéant, sur le réseau Internet.

 

Le Client et les Inscrits s’engagent à ne pas entraver l’accès à la Plateforme et son bon fonctionnement de quelque manière que ce soit, susceptible d’endommager, d’intercepter, d’interférer tout ou partie de la Plateforme. Il est rappelé que le fait d’accéder ou de se maintenir frauduleusement dans un système informatique, d’entraver ou de fausser le fonctionnement d’un tel système, d’introduire ou de modifier frauduleusement des données constitue des délits passibles de sanctions pénales.

Les protocoles de communication utilisés sont ceux en usage sur Internet.

 

2. Modalités d’hébergement

L’Hébergement de la Plateforme est assuré par OVF. La Plateforme est uniquement accessible en mode SaaS. Les données que le Client et/ou les Inscrits transfèrent et traitent au travers de la Plateforme doivent être en relation directe avec l’objet du Contrat. Le Client reconnaît que toute donnée d’une autre nature pourra être supprimée sans préavis. L’Hébergement des données du Client et/ou des Inscrits est assuré dans le respect des contraintes et limites techniques et le respect de l’Annexe C s’agissant des Données à caractère personnel.

L’Hébergement contient le renouvellement des certifications de sécurité et l’entretien des serveurs.

Les obligations de sauvegarde par OVF des Données Clients se limitent à l’engagement d’effectuer au moins une sauvegarde toutes les vingt-quatre (24) heures avec une conservation de la sauvegarde sur une durée de trente (30) jours.

 

 

Annexe E : description des actions de maintenance et indicateurs de niveaux de services garantis

 

1. Niveaux de Services garantis (disponibilité de l’accès à la Plateforme)

 

L’accès à la Plateforme ne peut être assuré que pour la durée de la Licence d’utilisation. OVF s’engage aux niveaux de services suivants :

  • Plage de couverture : 24h/24- 7j/7 (base de 720 heures mensuelles)
  • Taux de disponibilité mensuel de 98% :
  • La plage de Maintenance corrective est fixée à deux (2) fois deux (2) heures par mois maximum, de préférence entre 00H et 8H ou 12h et 14h du lundi au jeudi avec un délai de prévenance fixé à vingt-quatre (24) heures.
  • Lorsque la Maintenance est réalisable dans un délai de deux (2) heures, l’intervention sera réalisée prioritairement entre 12h et 14h ;
  • Lorsque la Maintenance nécessite une intervention supérieure à deux (2) heures, les Parties devront convenir ensemble de la plage horaire dédiée.
  • Indisponibilité maximum totale égale à vingt-huit (28) minutes sur la plage horaire de 00h à 24h.
  • Le délai se calcule en jours ouvrés entre la communication et la mise en œuvre de l’intervention.

 

2. Description des actions de maintenance corrective

 

OVF s’engage à assurer les corrections techniques à apporter à la Plateforme concernant les éventuelles Anomalies de fonctionnement et/ou de conformité de ces derniers par rapport soit à l’Annexe A – Description des Prestations, soit aux normes applicables en matière de sécurité et de confidentialité.

La Maintenance corrective désigne celle relative à toutes les Anomalies de fonctionnement constatées et signalées par le Client à OVF.

Les Anomalies sont classées en trois (3) catégories :

  • Anomalies Totalement Bloquantes : désigne un dysfonctionnement qui empêche l’accès à la Plateforme pour l’ensemble des Inscrits et sans qu’il y ait de solution de contournement possible.
  • Anomalies Partiellement Bloquantes : désigne un dysfonctionnement qui empêche l’accès total ou partiel à la Plateforme pour une partie des Inscrits et sans qu’il y ait de solution de contournement possible.
  • Anomalies Non Bloquantes : désigne tous les dysfonctionnements autres que ceux définis dans les Anomalies Totalement Bloquantes et les Anomalies Partiellement Bloquantes. Il s’agit de tout dysfonctionnement qui, soit empêche l’utilisation normale de tout ou partie des fonctionnalités non essentielles, soit peut être contournée, soit provoque un résultat ou une action non conforme à la description des Prestations.

 

OVF s’engage à fournir des prestations de Maintenance Corrective consistant en la correction ou le contournement de l’Anomalie décrite par le Client. Les solutions de contournement mises en œuvre sont provisoires et doivent être complétées par une correction définitive dans les délais définis ci-dessous.

 

  • Signalement d’une Anomalie par le Client

Toute Anomalie Bloquante ou Partiellement Bloquante identifiée par le Client doit être signalée à OVF soit :

  • par l’envoi d’un mail aux adresses mails suivantes : [email protected] et [email protected] ou ;
  • via le formulaire de contact « Support » directement depuis la Plateforme mise à disposition du client.

Un ticket sera créé et traité par notre équipe via notre outil Jira Service Desk, Atlassian.

 

Les demandes seront traitées durant les heures ouvrées c’est-à-dire :

  • du lundi au vendredi, hors jours fériés légaux ;
  • de 9h à 12h et de 14h à 18h (GMT + 1 heure).

Le calendrier applicable est le calendrier français. Les questions peuvent néanmoins être soumises par mail au support : elles seront traitées dans les plages horaires de fonctionnement du support technique.

 

Ce service est strictement réservé au traitement des Anomalies. Le Client notifiera à OVF l’Anomalie détectée en précisant la description détaillée du problème rencontré, la qualification du niveau de l’Anomalie (Anomalie Bloquante, Anomalie non Bloquante), le contexte dans lequel est survenu l’Anomalie, le nombre et éventuellement le type d’Inscrits concernés par l’Anomalie (ex : tous les Inscrits de tel département…), tout élément pertinent susceptible d’aider à la compréhension de la survenance de l’Anomalie.

 

  • Résolution de l’Anomalie par OVF

A compter de cette notification, OVF engage alors une procédure d’analyse pouvant conduire à des demandes d’informations complémentaires auprès du Client ou des Inscrits.

Sont notamment exclues des Prestations de support fournies au titre du Contrat : l’assistance à la mise en œuvre, les défauts dus au mauvais fonctionnement ou la mauvaise configuration de l’équipement informatique du Client, les défauts résultants de logiciels tiers, la configuration du réseau du Client, la consultation pour l’analyse et la conception détaillée de besoins particuliers du Client, la réalisation et la maintenance de développements spécifiques, le paramétrage du Service par le Client, la formation, les questions relatives à l’utilisation fonctionnelle de l’Outil, l’assistance fonctionnelle.

Garantie de temps d’intervention et de résolution

Niveaux de gravité Temps pour la prise en compte d’incidents
Anomalie Non Bloquante 35 heures ouvrées*
Anomalie Partiellement Bloquante 30 heures ouvrées*
Anomalie Totalement Bloquante 21 heures ouvrées*

*Sont considérées comme heures ouvrées les heures entre 9h et 12h et 14h et 18h du lundi au vendredi.

Le temps pour la prise en compte d’incidents sera assujetti à une tolérance de plus ou moins vingt pourcent (20 %). Il ne sera respecté qu’à la condition que le Client, en sollicitant le service de Maintenance d’OVF, fournisse à ce dernier toutes les informations pertinentes requises de manière à ce que le service de Maintenance soit en capacité de pouvoir effectuer un diagnostic efficient et une estimation correcte du temps de résolution estimé.

OVF garantit qu’il résoudra 90% des incidents notifiés dans le mois et considérés comme étant des Anomalies Totalement Bloquantes dans le temps de résolution estimé ci-dessus. OVF sera en mesure, sur demande du Client de fournir un reporting quant aux Anomalies survenues et aux délais de résolution de celles-ci.

Si OVF ne respecte pas l’objectif de 90% fixé, le Client sera en droit de lui appliquer une pénalité telle que définie ci-dessous :

  • 5% d’un douzième (1/12) du montant annuel des Licences octroyé pour la Plateforme, si OVF ne parvient à résoudre que 80% des Anomalies (Totalement) Bloquantes survenues dans le mois écoulé, dans le temps pour la prise en compte d’incidents.
  • 20% d’un douzième (1/12) du montant annuel des Licences octroyé pour la Plateforme, si OVF ne parvient à résoudre que 70% des Anomalies (Totalement) Bloquantes survenues dans le mois écoulé, dans le temps pour la prise en compte d’incidents.
  • 30% d’un douzième (1/12) du montant annuel des octroyé pour la Plateforme, si OVF ne parvient à résoudre que 60% des Anomalies (Totalement) Bloquantes survenues dans le mois écoulé, dans le temps pour la prise en compte d’incidents.
  • 40% d’un douzième (1/12) du montant annuel des Licences octroyé pour la Plateforme, si OVF ne parvient à résoudre que 50% des Anomalies (Totalement) Bloquantes survenues dans le mois écoulé, dans le temps pour la prise en compte d’incidents.
  • 50% d’un douzième (1/12) du montant annuel des Licences octroyé pour la Plateforme, si OVF ne parvient à résoudre que 40% des Anomalies (Totalement) Bloquantes survenues dans le mois écoulé, dans le temps pour la prise en compte d’incidents.

 

Annexe F : barème des frais de déplacement

  • Déplacement véhicule personnel : 0,568 euros / KM
  • Déplacement véhicule de location : Économique CAT A ou B
  • Déplacement train : 2ème classe
  • Déplacement avion : Classe économique
  • Forfait hébergement nuitée + PDJ Province : 110 euros / nuitée
  • Forfait hébergement nuitée + PJD Paris : 120 euros / nuitée
  • Forfait repas midi plafonné : 17 euros
  • Forfait repas soir si nuitée : 22 euros
  • Parking : remboursement frais réels
  • Taxi / Uber : remboursement frais réels